A.LATAR
BELAKANG
Dalam
menjalankan fungsi pembinaan upaya kesehatan, Direktorat Jenderal yang
menyelenggarakan urusan di bidang bina upaya kesehatan Kementerian Kesehatan
membutuhkan informasi yang handal, tepat, cepat dan terbarukan (up to date)
untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan secara
tepat. Sebagai salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan, Rumah Sakit sering mengalami kesulitan dalam
pengelolaan informasi baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. sehingga
perlu diupayakan peningkatan pengelolaan informasi yang efisien, cepat, mudah,
akurat, murah, aman, terpadu dan akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya
melalui sistem pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui
penggunaan sistem Sistem Informasi berbasis komputer.
Pesatnya
kemajuan teknologi di bidang informasi telah melahirkan perubahan tatanan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran dan
fungsi pelayanan data dan informasi yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit sebagai
salah satu unit kerja pengelola data dan Informasi dituntut untuk mampu
melakukan berbagai penyesuaian dan perubahan. Sistem Informasi dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan data dan informasi dengan lebih
produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien,
khususnya membantu dalam memperlancar dan mempermudah pembentukan kebijakan
dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan khususnya dalam bidang
penyelenggaraan Rumah Sakit di Indonesia.
Banyak
Rumah Sakit yang telah berupaya untuk membangun dan mengembangkan sistem
informasi, namun sebagian mengalami kegagalan, dan sebagian Rumah Sakit memilih
untuk melakukan kerja sama operasional (outsourcing) dengan biaya yang relatif
besar yang pada akhirnya ikut membebani biaya kesehatan bagi pasien/masyarakat.
Berdasarkan hal tersebut di atas, Direktorat Jenderal yang menyelenggarakan
urusan di bidang Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan memandang perlunya
membangun kerangka acuan kerja (framework) dan perangkat lunak (software)
aplikasi sistem informasi Rumah Sakit yang bersifat sumber terbuka umum (open
source generic) untuk Rumah Sakit di Indonesia. Dengan adanya software aplikasi
open source generik ini diharapkan Rumah Sakit di Indonesia dapat menggunakan,
mengembangkan, mengimplementasi dan memelihara sendiri. Sehingga akan terdapat
keseragaman data yang dikirim kepada Kementerian Kesehatan.
B.STRATEGI
Tata
kelola sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi dan
strategi organisasi. Secara generik fungsi Rumah Sakit (menurut WHO tahun
1957), memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif
maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga
dan lingkungan, Rumah Sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan
serta untuk penelitian biososial. Rumah sakit juga merupakan pusat pelayanan
rujukan medik spsialistik dan sub spesialistik dengan fungsi utama menyediakan
dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan
pemulihan (rehabilitasi pasien).
Dengan
demikian secara umum sistem informasi Rumah Sakit harus selaras dengan bisnis
utama (core bussines) dari Rumah Sakit itu sendiri, terutama untuk informasi
riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber daya
manusia, material, alat kesehatan, penelitian serta bank data. Keberhasilan
implementasi sistem informasi bukan hanya ditentukan oleh teknologi informasi
tetapi juga oleh faktor lain, seperti proses bisnis, perubahan manajemen, tata
kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya teknologi tetapi juga
kerangka kerja secara komprehensif sistem informasi Rumah Sakit.
C.PROSES
BISNIS
1.Pelayanan
Utama (Front Office)
Setiap
Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi
secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu
proses pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang.
Data
yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang.
Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan
dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi,
bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat
order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab
dan sejenisnya) dan perawat.
Jadi
dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit
(seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem
ini sebagai order communation system.
2.Pelayanan
Administratif (Back-Office)
Rumah
Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang,
mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor,
barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit
unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan,
pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan
SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses
back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, digambarkan
berikut ini.
Proses
bisnis data tidak terstruktur
Proses-proses
bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat
dikelola dengan relational database management system, selain itu terdapat
proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja,
surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen
dokumen dan sejenisnya.
D.ARSITEKTUR
INFRASTRUKTUR
Kebutuhan
infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem
informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal,
seperti jalur telepon IP, CCTV, Intelegent Building, Medical Equipment dan
lain-lain. Untuk mendukung pelayanan
tersebut, maka infrastruktur jaringan komunikasi data yang disyaratkan adalah:
•
Meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan manajemen lalu lintas
data pada jaringan komputer, seperti utilisasi, segmentasi jaringan, dan
security.
• Membatasi broadcase domain pada jaringan,
duplikasi IP address dan segmentasi jaringan menggunakan VLAN (virtual LAN)
untuk setiap gedung dan atau lantai.
•
Memiliki jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada keadaan
normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan/redudant, tapi
dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih kegagalan jaringan.
• Memanfaatkan peralatan aktif yang ada, baik
untuk melengkapi kekurangan sumber daya maupun sebagai backup.
•
Dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi (baik perkabelan
maupun perangkat aktif).
•
Dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba, dan
sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.
•
Mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat aktif
mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya:
a.
Core switch yang merupakan device vital
dalam local area network di Rumah Sakit dimana core switch ini sebagai bacbone
lan dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua paket dengan
memproses atau men-switch traffic secepat mungkin).
b.
Distribution switch yang merupakan suatu
device antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan
access switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution
switch dan core switch terhubung melalui fiber optic.
c.
Acces switch yang merupakan suatu device yang
menyediakan user port untuk akses ke network.
E.ARSITEKTUR
DATA
Untuk
menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan Kementerian Kesehatan mengolah
data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk mengakomodir
kebutuhan informasi para pengguna. Beberapa aspek harus diperhatikan dalam
membangun arsitektur data:
1.Kodefikasi
Kodefikasi
selain keharusan untuk otomatisasi/komputerisasi, juga diperlukan untuk
integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.
2.Mapping
Karena
sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk
integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara
tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping kode kabupaten/kota
dengan provinsi dan sejenisnya.
3.Standar
pertukaran data antar aplikasi
Beberapa
software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar
dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7),
DICOM, XML dan sejenisnya.
4.Database
Desain
struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah Sakit
dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi
stakeholder terkait.
F.
ARSITEKTUR APLIKASI
Mengingat kompleksnya
proses bisnis pada Rumah Sakit, berikut ini gambaran arsitektur minimal dan
variabel SIMRS yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.
suatu paket sistem aplikasi yang terintegrasi, yang
dihubungkan secara on-line pada semua fungsi pelayanan rumah sakit mulai dari
transaksi manajemen antrian, pendaftaran, pelayanan perawatan, pelayanan
penunjang, manajemen operasi / bedah sentral, rekam medis, manajemen
keperawatan, kasir / mobilisasi dana, pelayanan piutang, manajemen
material, stok barang/obat, akuntansi dan keuangan, kepegawaian, gizi,
linen / laundry, dan fungsi pelayanan rumah sakit lainnya.
1.
front office
Selama
proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan
tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah,
invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat
order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab
dan sejenisnya) dan perawat.
Jadi
dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit
(seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem
ini sebagai order communation system. Front Office SIMRS meliputi:
1.
Antrian registrasi
2.
Modul appointment
3.
Registrasi
4.
Pelayanan informasi
5.
Pengaduan
6.
Pelayanan informasi
7.
Publik
2.
Back office
Rumah
Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang,
mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor,
barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit
unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan,
pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan
SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses
back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, digambarkan
berikut ini.
3.
Komuniasi dan Kolaborasi
Ø Komunikasi
One
Medic – One Solutions for Health Information System merupakan suatu aplikasi piranti lunak yang
telah dikembangkan sejak tahun 2008.
Protocol komunikasi yang tersedia telah dilengkapi dengan system
keamanan sehingga dapat menekan berbagai tindakan cyber crime oleh pihak-pihak
yang tidak bertanggung jawab.
Desain
aplikasi SIMRS One Medic berbasis Web dimana pengguna dapat melakukan integrasi
dengan pihak-pihak internal maupun
eksternal secara online’. Manfaat Intergasi secara Online bertujuan untuk
mengantisipasi pengulangan pekerjaan administrasi yang dapat memicu terjadinya
human error sehingga potensi kerugian Rumah Sakit dapat ditekan. Fitur-fitur SIMRS One Medic sebagai solusi
untuk menjawab tantangan masa depan industri pelayanan medik:
•
Security system: modul ini dapat
mengatur informasi dan data yang
diperbolehkan untuk diaksesbaik oleh pihak internal maupun eksternal.
Pengaturan tersebut dilakukan selain untuk melindungi kerahasiaan data pasien
juga untuk menghindari penyalahgunaan informasi penting lainnya oleh
pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
•
MPI server solutions: adalah sistim
komunikasi online yang dirancang untuk
menjembatani komunikasi antar sistem. Aplikasi MPI server solutions dapat
digunakan sebagai alat konfirmasi
hak-hak pasien terhadap jenis tindakan medis dan obat-obatan yang dapat
diberikan oleh Rumah Sakit sesuai dengan ketentuan Pihak Penjamin.a
•
Billing records system: seluruh data tindakan medik dan obat-obatan yang
diberikan pada pasien otomatis terekam secara online dan dapat diatur sesuai
dengan format penagihan yang ditetapkan oleh Pihak Penjamin. Feature ini dapat
mempersingkat proses pekerjaan administrasi penagihan sehingga dapat menekan
angka piutang.
Untuk
media komunikasi informasi antara unit dapat digunakan media komputer yang
sudah terintegrasi dengan jaringan LAN dengan menggunakan aplikasi Messenger
atau chating, selain itu juga sudah ada nya telepon lokal yang membantu
hubungan komunikasi antar unit. Sedangkan untuk akses komunikasi ke luar
instansi menggunakan akses internet yang terintegrasi melalui jaringan
Pemerintah Kota.
Ø Kolaborasi
Salah
satu kolaborasi untuk mengembangkan SIMRS adalah dalam bentuk Kerjasama
Operasional (KSO) atau Build Operational Transfer (BOT). MenurutPSAK no 39, KSO
merupakan bentuk kerjasama antara 2 belah pihak atau lebih dimana masing-masing
pihak sepakat untuk melakukan suatu usaha bersama dengan menggunakan asset
dan/atau hak usaha yang dimiliki dan secara bersama-sama menanggung resiko atas
usaha tersebut. RSmempunyai peluang pasar berupa kunjungan pasien sedangkan
konsultan/vendor akanbertindak sebagai investor untuk menyediakanteknologi
informasi yang selalu update baik berupa 1)Perangkat keras (Server, PC
&Jaringan), 2)Perangkat lunak (Software) maupun sumber daya manusia
(Brainware) baik tenaga operator ( Data Entry), Programmer maupun tenaga
lainnya.
Manfaat
utama dari kegiatan KSO SIMRS ini adalah adanya jaminan berkelanjutan serta
proses pendampingan/transfer knowledge SIMRS,sehingga akan meminimalkan
resiko-resiko kegagalan implementasi di pihak RS dan akan menekan cost/biaya
yang dikeluarkan untuk investasi teknologi informasi yang senantiasa selalu
update.Pihak rumah sakit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas
sarana/prasarana untuk menunjang kegiatan operasional KSO SIMRS tersebut. Rumah
Sakit akan melakukan pengembalian investasi dengan beberapa alternatif, antara
lain pembebanan ke pasienper registrasi/kunjungan/resep atau dana dari komponen
unit Bahan Habis Pakai (BHP),komponen unit Jasa Akomodasi maupun daritingkat
efisiensi operasional RS. Pihak konsultan mempunyai kewajiban melakukan
pengembangan/update, tailor-made(customize) sistem sesuai kebutuhan RS,
Transfer Knowledge dan pendampingan operasional selama masa kerjasama
tersebut.Rumah Sakit akan menerima sistem secara keseluruhan baik modul
aplikasi, source code maupun blue print sistem pada masa akhir kerjasama
sehingga RS diharapkan akan menjadi mandiri dalam mengelola SIMRSpasca masa KSO
tanpa ketergantungan dari pihak konsultan dan bisa menjadi revenuecenter karena
bisa mengembangkan sistem yang ada ke RS yang lain.
4.
Infrastruktur Aplikasi
Berdasarkan
definisi di atas, maka kita dapat membagi SIMRS menjadi 6 komponen utama guna
menunjang terlaksananya penerapan SIMRS yang benar dan sesuai kebutuhan:
•
Software (Sistem Informasi Manajeman Rumah Sakit)
•
Hardware (perangkat Keras berupa komputer, printer dan lainnya)
•
Networking (jaringan LAN, wireless dan lainnya)
•
SOP (Standard Operating Procedure)
•
Komitmen (komitmen semua unit / departemen / instalasi yang terkait untuk
sama-sama mejalankan sistem karena sistem tidak akan berjalan tanpa di-input)
•
SDM (sumberdaya manusia adalah faktor utama suksesnya sebuah sistem dimana data
di-input dan diproses melalui tenaga SDM tersebut)

